Whistleblowing-ilmoitus ja henkilötietojen käsittely

Miksi ja millä perusteella henkilötietojasi käsitellään Melassa?

Whistleblowing -kanavan kautta kertyneitä ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilötietoja saavat käsitellä vain ne Melan toimihenkilöt, jotka Mela on nimennyt tätä tehtävää varten. Melan toimihenkilöillä on lakiin perustuva salassapitovelvollisuus näissä asioissa. Melan on poistettava ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä tässä tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, on poistettava ilman aiheetonta viivytystä.

Ilmoituksen tekijän henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a, tietosuoja-asetus 9 artikla 2 a).

Ilmoituksen kohteena olevan henkilön ja ilmoitusten käsittelijöiden henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f). Käsittely nojautuu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 2019/1937 (23.10.2019), EUVL L 305/34, 26.11.2019.

Mela saa käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin ja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja vain, jos käsittely on ilmoittajansuojelusta annetun lain 1 §:ssä säädetyn tarkoituksen kannalta välttämätöntä.

Melan oikeus luovuttaa henkilötietojasi

Melassa ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa salassapitovelvollisuuden estämättä antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi, esimerkiksi onko ilmoituksessa mainittua asiaa ollenkaan tapahtunut.

Lisäksi ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot salassapitosäännösten estämättä, jos tiedon antaminen on tarpeen:

1. toimivaltaiselle viranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten;
2. esitutkintaviranomaisille rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten;
3. syyttäjälle Syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten;
4. oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuimessa tapahtuvassa käsittelyssä tai tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa tai hallinnollisessa menettelyssä.

Ilmoituksen kohteella on oikeus ilmaista ilmoittajan henkilöllisyys ja saada viranomaiselta tieto ilmoittajan henkilöllisyydestä, jos se on tarpeen oikeudellisen vaatimuksen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.

Ilmoituksen käsittelystä vastaavan henkilön on ilmoitettava ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä. Toimivaltaisen viranomaisen on lisäksi annettava ilmoittajalle kirjallinen selvitys salassa pidettävien tietojen ilmaisemisen syistä.

Sinulla on oikeus tarkistaa tietosi

Sinulla on oikeus halutessasi saada tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu Melan rekistereihin. Voit saada jäljennöksen henkilötiedoistasi.

Voit pyytää epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojen oikaisemista. Voit myös täydentää puutteellisia henkilötietojasi, jos sillä on henkilötietojen käsittelytarkoituksen kannalta merkitystä.

Oikeuttasi tutustua omiin tietoihisi voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Käytännössä sinulla ei ilmoituksen käsittelyn aikana ole oikeutta tarkistaa ilmoitukseen liittyviä henkilötietoja, jos oikeutesi rajoittaminen on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi.

Jos vain osa sinua koskevista tiedoista on edellä tarkoitettuja tietoja, sinulla on oikeus saada tietää muut sinua koskevat tiedot. Sinulla on oikeus saada tietää, miksi henkilötietojesi tarkastusoikeutta on rajoitettu ja oikeus pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle.

Jos Mela ei toteuta pyyntösi perusteella henkilötietojasi koskevia toimenpiteitä, saat ilmoituksen asiasta viimeistään kuukauden kuluessa. Jos pyyntöäsi ei voida toteuttaa, Mela kertoo syyn.

Valitusoikeus

Jos olet tyytymätön Melan ratkaisuun henkilötietojasi koskevassa asiassa tai jos katsot, että Mela ei noudata EU:n tietosuoja-asetusta sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä, sinulla on oikeus valittaa asiasta tietosuojavaltuutetulle.

Henkilötietojesi säilyttäminen

Melan on poistettava ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä tässä tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Whistlerblowing-ilmoittamisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja säilytetään EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Melan on poistettava ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä tässä tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, on poistettava ilman aiheetonta viivytystä. Ilmoitus säilyy aina Firstwhistle-järjestelmässä 90 päivää.

Mela säilyttää pääsääntöisesti ilmoituksella kerättyjä ja sen käsittelyyn liittyviä henkilötietoja viisi vuotta, jollei muusta lainsäädännöstä muuta johdu. Kaikki whistleblowing-ilmoituksissa olevat henkilökohtaiset tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tutkimus- ja täytäntöönpanotarkoituksiin tai edellytetä säilytettäväksi muun lainsäädännön perusteella, ja yleensä yhden kuukauden (30 päivän) kuluessa ilmoituksen käsittelyn loppuun saattamisesta.

Rekisterinpitäjä

Mela on whistleblowing-ilmoittamisen yhteydessä kerättyjen henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Melan tietosuojavastaavan yhteystiedot

Melan tietosuojavastaava on Hanna-Maria Keskinen. Lähetä suojattua sähköpostia Melan internetsivujen kautta. Voit myös soittaa Melan vaihteeseen 029 435 11.

Lue lisää henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta Melassa