Varhaisen tuen palvelut
Rekisterinpitäjä
Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela
PL 16
02101 ESPOO
Puh. 029 435 11
Yhteyshenkilö prosessia koskevissa asioissa
Päivi Wallin
Mela
Revontulenpuisto 2 C
02100 ESPOO
Puh. 029 435 2343
Prosessin nimi
Varhaisen tuen palveluiden -prosessi
Henkilötietojen käyttötarkoitus
Prosessissa hallinnoidaan varhaisen tuen palveluiden asiakastietoja, ostopalvelusitoumuksen antamiseen ja seurantaan sekä sidosryhmäviestintään ja muuhun tiedotukseen liittyviä tietoja.
Asiakastapaamisista tallennetaan asiakkaan asian hoitamiseen liittyvät tarpeelliset tiedot. Ko. tiedoista voidaan tarkistaa, mistä asioista asiakastapaamisessa on keskusteltu ja minkälaisista jatkotoimenpiteistä on sovittu.
Ostopalvelusitoumusrekisteriin tallennetaan hakemusten tiedot ja sen tietoja käyttäen pystytään kirjoittamaan asiakkaalle ostopalvelusitoumus. Asiakkaalle lähetetystä sitoumuksesta tallennetaan kopio asianhallintaan. Asianhallinta toimii osana ostopalvelusitoumusrekisteriä maatalousyrittäjien, poronhoitajien ja kalastajien osalta. Asianhallinnasta voidaan tarkistaa sitoumuksen sisältö ja lähettää tarvittaessa kopio kadonneen sitoumuksen tilalle. Sitoumukset ovat myös nähtävillä asiointipalvelussa.
Turkistuottajien osalta ostopalvelusitoumusrekisteriin tallennetaan hakemuksen tiedot ja sen tietoja käyttäen pystytään kirjoittamaan asiakkaalle ostopalvelusitoumus. Asiakkaalle lähetetystä sitoumuksesta tallennetaan kopio erilliseen myönnetyt sitoumukset kansioon. Ao. kansiosta voidaan tarkistaa sitoumuksen sisältö ja lähettää tarvittaessa kopio kadonneen sitoumuksen tilalle.
Asianhallinnasta saadaan projektin seurantaan liittyvät tilastotiedot. Laskutustietojen pohjalta voidaan seurata sitoumusten todellista käyttöä sekä lähettää vaikuttavuusselvityskysely henkilöille, jotka ovat sitoumuksen käyttäneet.
Melan sidosryhmien tiedotukseen käytetään välineenä sähköpostia.
Työkykyneuvoja voi asiakkaan suostumuksella ottaa yhteyttä asiakkaaseen.
Tietosisältö
Rekisteröityjen ryhmät
- Melan asiakkaat
- Melan käsittelijät
- Sidosryhmien yhteyshenkilöt
Rekisteröitävät tiedot jakautuvat henkilötietoryhmiin
- Henkilötiedot
- Organisaation tiedot
- Käsittelytiedot
Rekisteröidyn henkilötiedot
Asiakastapaaminen
- Asiakkaan nimi
- Asiakkaan yhteystiedot
- Tuotantosuunta ja muut tilan perustiedot
- Työkykyarvio
- Toiveikkuusarvio
Ostopalvelusitoumukset
- Hakemuksen/sitoumuksen numero
- Hakijan nimi
- Hakijan osoitetiedot
- Henkilötunnus
- Sukupuoli
- Hakemuspäivä
- Hakemuskerta
- Hakuperuste
- Myöntämispäivä
- Sitoumuksen voimassaoloaika
- Mahdollinen jatkoaika tai sitoumuksen peruuttaminen
- Tuotantosuunta
- Ostopalvelusitoumuksen tukityyppi ja käyttötarkoitus
- Tutkimuslupa
- Lupa ajankohtaiseen tiedottamiseen
- Laskutustiedot (laskun päivämäärä, laskun euromäärä, palveluntuottaja ja laskun id.numero)
Sidosryhmät
- Organisaation nimi
- Organisaation osoite
- Yhteys- ja varahenkilön nimi
- Sähköpostiosoite
- Asema/toimi
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastapaamisesta tallennettavat tiedot saadaan tilakäynnillä/tapaamisella asiakkaalta itseltään.
Ostopalvelusitoumusrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan ostopalvelusitoumushakemuksista, jatkoaika- tai peruutuspyynnöistä ja laskuista.
Sidosryhmien tiedot kerätään julkisista lähteistä. Osa sidosryhmistä on hallinnollisia toimielimiä. Sidosryhmien yhteyshenkilöt toimittavat itse tietonsa.
Asiakkaan suostumuksella projektityöntekijä voi ottaa yhteyttä. Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään (nimi ja puhelinnumero).
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kaikki rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella tai silloin, kun luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja.
Tieto sitoumuksen myöntämisestä lähetetään myös sille maakunnallisen hyvinvointihankkeen työntekijälle tai Melan projektityöntekijälle, jonka kautta ostopalvelusitoumushakemus on tullut, mikäli asiakas antaa siihen suostumuksensa hakemuslomakkeella.
Tietoja yksittäisten asiakkaiden ostopalvelusitoumuksista ei luovuteta muille ulkopuolisille. Tilastotietoja hyödynnetään projektin seurannassa ja tiedotuksessa. Asiakas toimittaa itse saamansa sitoumuksen ja mahdollisen jatkoaikatiedon valitsemalleen palveluntuottajalle.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
Automaattinen käsittely ja profilointi
Prosessissa ei käytetä automaattista käsittelyä eikä profilointia.
