Kiinteistöprosessi
Rekisterinpitäjä
Kiinteistö Oy Metsätapiola
PL 16
02101 ESPOO
Puh. 029 435 11
Yhteyshenkilö prosessia koskevissa asioissa
Jarmo Aalto
Mela
Revontulenpuisto 2 C
02100 ESPOO
Puh. 029 435 2369
Prosessin nimi
Kiinteistöpalveluprosessit
Henkilötietojen käyttötarkoitus
Kiinteistöpalveluprosesseihin tallennettujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on suojata kiinteistöosakeyhtiön ja sen vuokralaisyritysten työntekijöiden sekä kiinteistössä vierailevien turvallisuutta, ennaltaehkäistä rikosten kohteeksi joutumista ja auttaa rikosten selvittämisessä. Palveluihin kuuluu myös työajanseuranta, kulkuoikeuksien- ja kokoustilojen hallinta.
Palveluita hoidetaan ja ylläpidetään seuraavilla järjestelmillä:
- ajantarkkailu- ja kulunvalvonta
- mekaanisten avainten hallinta
- videovalvonta
- kokoustilojen varaus
- kiinteistön turvallisuusorganisaatio
- pysäköinninvalvonta
Tietosisältö
Rekisteröityjen ryhmät
- kiinteistössä työskentelevät henkilöt
- kiinteistössä vierailevat henkilöt
- kiinteistöpalveluissa työskentelevät henkilöt.
Rekisteröitävät tiedot jakautuvat henkilötietoryhmiin
- henkilötiedot
- työaikatiedot
- kuvat
- auton tiedot
Rekisteröidyn henkilötiedot
Ajantarkkailu- ja kulunvalvontajärjestelmä nimi
- työpuhelinnumero
- valokuva
- henkilönumero
- kulkuavaimen numero
- kulkukoodi
- kulkualue
- työaikaryhmä
- työaikaleimaukset
- organisaatio/henkilöstöryhmä
Mekaanisten avainten hallintajärjestelmä
- avaimenhaltijan nimi
- avaimenhaltijan yritys
- avaimenhaltijan kulkualue
Videovalvontajärjestelmä
- digitaalisia kuvatallenteita kiinteistön ulko-ovilta
- kuvien tapahtumapäivä ja kellonaika.
Kokoustilojen varausjärjestelmä
- nimi
- sähköpostiosoite
- varauksentekijän puhelinnumero
- yritys
Kiinteistön turvallisuusorganisaatio
- aluevalvojan nimi
- puhelinnumero
- ensiapukoulutus
Pysäköinninvalvonta
- ajoneuvon omistajan/haltijan nimi
- auton rekisterinumero
- ajoneuvon omistajan/haltijan yritys
Säännönmukaiset tietolähteet
Kiinteistössä toimivien yritysten henkilöstöprosessit.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kaikki rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella tai silloin, kun luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja. Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille. Luovutus perustuu aina viranomaisen esittämään kirjalliseen ja yksilöityyn pyyntöön.
Kokoustilojen varausjärjestelmästä luovutetaan laskutusta varten henkilöstöravintolan pitäjälle tilaisuuden isännän – ja vierailijoiden nimet, sekä yritysten nimet.
Kiinteistön turvallisuusorganisaation tietoja luovutetaan pelastussuunnitelman päivityksestä vastaavalle yritykselle, joka säilyttää päivitysversiota suojatusti omilla internetsivuilla. Pelastussuunnitelma luovutetaan myös kiinteistössä toimivien yritysten omaan sisäiseen käyttöön esim. intranettiin.
Pysäköinninvalvonnan tietoja ei luovuteta.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
Automaattinen käsittely ja profilointi
Prosessissa ei käytetä automaattista käsittelyä eikä profilointia.
