Henkilöstöhallinto ja henkilötietojen käsittely

Miksi ja millä perusteella henkilötietojasi käsitellään Melassa?

Henkilötietojasi tarvitaan työsuhteeseen, luottamustehtävään tai palkkioiden ja matkakorvausten maksamiseen liittyvien asioiden hoitamisessa. Mela käsittelee henkilötietoja työnantajan velvoitteiden täyttämiseksi sekä työsuhteeseen ja luottamustehtävään liittyvien muiden asioiden hoitamiseksi. Mela käsittelee henkilötietoja myös palkkioiden ja matkakorvausten maksamiseksi. Mela ei voi hoitaa edellä mainittuja tehtäviään käsittelemättä henkilötietojasi.

Työsuhteeseen liittyviä tietoja käytetään myös Melan sisäisessä raportoinnissa ja työsuhteeseen liittyvien asioiden edellyttämässä tilastoinnissa.

Työsuhteeseesi, luottamustehtävääsi tai palkkioiden ja matkakorvausten maksamiseen liittyvien henkilötietojen käsittely voi perustua Melan lakisääteisiin velvoitteisiin työnantajana, sopimukseen tai antamaasi suostumukseen. Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, voit myöhemmin peruuttaa antamasi suostumuksen. Työtehtäviisi liittyvien henkilötietojesi käsittely voi perustua myös Melan oikeutettuun etuun työnantajanasi.

Melan oikeus hankkia, luovuttaa ja siirtää henkilötietojasi

Jos Mela kerää henkilötietoja muualta kuin sinulta, Melan on pyydettävä sinulta suostumus siihen. Suostumusta ei kuitenkaan tarvita, kun viranomainen luovuttaa tietoja Melalle tämän laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tai jos laissa erikseen ja nimenomaisesti säädetään tietojen keräämisestä tai saamisesta.

Melalla on lakiin perustuva velvollisuus luovuttaa työsuhteeseen, luottamustehtävään tai palkkioiden ja matkakorvausten maksamiseen liittyviä tietoja mm. verohallinnolle, työeläke- ja tapaturmavakuutusyhtiölle, Eläketurvakeskukselle, tulorekisteriin sekä Kelalle. Mela voi luovuttaa tietoja myös muille tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja Melalta.

Jos henkilötietojesi luovuttaminen ei perustu lakiin, Melan on pyydettävä sinulta suostumus.

Jos henkilötietojesi hankkiminen tai luovuttaminen perustuu suostumukseen, voit halutessasi myöhemmin peruuttaa antamasi suostumuksen.

Mela ei siirrä Melaan työsuhteessa olevien, Melan luottamustehtävissä toimivien tai Melalta palkkioita ja matkakorvauksia saavien henkilöiden henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Sinulla on oikeus tarkistaa tietosi

Sinulla on oikeus halutessasi saada tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu Melan rekistereihin. Voit saada jäljennöksen henkilötiedoistasi.

Voit pyytää epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojen oikaisemista. Voit myös täydentää puutteellisia henkilötietojasi, jos sillä on henkilötietojen käsittelytarkoituksen kannalta merkitystä.

Muita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu lakiin, et voi vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, etkä pyytää käsittelyssä tarvittavien henkilötietojesi poistamista tai niiden siirtämistä Melan ulkopuoliseen järjestelmään.

Kun henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen, sinulla on oikeus pyytää, että sinua koskevat tiedot poistetaan Melan rekistereistä tai että Melalle toimittamasi tiedot siirretään Melan ulkopuoliseen järjestelmään.

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu Melan oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus pyytää, että sinua koskevat tiedot poistetaan Melan rekistereistä. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että tietojasi ei käsiteltäisi ollenkaan, jos sinulla on siihen jokin henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvä erityinen syy.

Voit pyytää Melaa rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, jos ne ovat mielestäsi virheellisiä tai niitä käsitellään lainvastaisesti. Tällöin Mela voi käsitellä tietojasi vain sinun suostumuksellasi, tai tietosuoja-asetuksen erityisesti mainitsemiin tarkoituksiin.

Jos haluat peruuttaa suostumuksen, vaatia tietojen poistoa, rajoittaa ja vastustaa käsittelyä liittyen henkilöstöhallintoon ja henkilötietojen käsittelyyn, voit toimittaa pyynnön Melan hallintopäällikkö Juhana Toivoselle.

Henkilötietoja koskevat pyynnöt ja valitusoikeus

Henkilötietoja koskevan pyynnön tekeminen ja vastauksen saaminen on yleensä maksutonta. Jos Mela ei toteuta pyyntösi perusteella henkilötietojasi koskevia toimenpiteitä, saat ilmoituksen asiasta viimeistään kuukauden kuluessa.

Jos pyyntöäsi ei voida toteuttaa, Mela kertoo syyn. Jos olet tyytymätön Melan ratkaisuun henkilötietojasi koskevassa asiassa tai jos katsot, että Mela ei noudata EU:n tietosuoja-asetusta sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä, sinulla on oikeus valittaa asiasta tietosuojavaltuutetulle.

Henkilötietojesi säilyttäminen

Mela säilyttää työsuhteeseesi, luottamustehtävääsi ja palkkion tai matkakustannusten maksamiseen liittyvät henkilötietosi laissa säädetyn ajan tai EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti niin kauan kuin niitä tarvitaan tietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten. Työsuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään kymmenen vuotta työsuhteen aikana tai kymmenen vuotta sen päättymisestä. Luottamushenkilöiden osalta tietoja säilytetään kymmenen vuotta luottamushenkilösuhteen päättymisestä. Melan ulkopuolisilla yksittäisen palkkion saajilla tietoja säilytetään kymmenen vuotta maksamisesta. Matkakorvausten osalta tietoja säilytetään kuluvan vuoden lisäksi kuusi vuotta. Lääkärintodistuksia säilytetään kuluva vuosi ja kaksi edellistä vuotta.

Rekisterinpitäjä

Mela on sinua koskevien työsuhteeseen, luottamustehtävään taikka palkkion tai matkakustannusten maksamiseen liittyvien rekisteriin kerättyjen henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Melan tietosuojavastaavan yhteystiedot

Melan tietosuojavastaava on Hanna-Maria Keskinen. Melan sisällä voit lähettää sähköpostia, joka on suojattu. Melan ulkopuolelta lähetä suojattua sähköpostia Melan internetsivujen kautta. Voit myös soittaa Melan vaihteeseen 029 435 11.

Lue lisää henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta Melassa