Hallintoprosessi
Rekisterinpitäjä
Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela
PL 16
02101 ESPOO
Puh. 029 435 11
Yhteyshenkilö prosessia koskevissa asioissa
Arja Raatikainen
Mela
Revontulenpuisto 2 C
02100 ESPOO
Puh. 029 435 2321
Prosessin nimi
Liiketoiminnan prosesseja tukevat hallintoprosessit
Henkilötietojen käyttötarkoitus
Tietoja käytetään varsinaisia Melan liiketoiminnan prosesseja (henkilöstöprosessi, vakuutusprosessit, eläkeprosessit, tapaturmaprosessit) tukevissa prosesseissa; käyttöoikeuksien hallinta, dokumenttien hallinta, havaintojen ja muutostenhallinta, projektien hallinta, lokien hallinta, sähköposti, työympäristön ylläpitämiseen liittyvät järjestelmät, rekrytointi, tietoturvaloukkaukset, kyselyt ja tapahtumat, puhelinvaihde, asiarekisteri ja whistlerblowing-ilmiantokanava.
Tietosisältö
Rekisteröityjen ryhmät
- Melan asiakkaat
- Melan työntekijät
- Melan hallintoelinten jäsenet
- Melalle tietojärjestelmäpalveluita tuottavien organisaatioiden työntekijät
- Rekrytointiprosessissa mukana olevat henkilöt
- Melalle asiarekisteriin kirjattavia asioita lähettävät henkilöt
- Whistlerblowing-ilmiantokanavassa mukana olevat henkilöt
Rekisteröitävät tiedot jakautuvat henkilötietoryhmiin
- henkilötiedot
- erityiset henkilötietoryhmät
Rekisteröidyn henkilötiedot
Melan työntekijät ja Melalle palvelua tuottavat
- Nimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, työpuhelinnumero, henkilötunnus
- Havaintojen ja muutostenhallinnassa
- Käyttöoikeuksien hallinnassa
- Käsittelijätietojen hallinnassa
- Käyttötietojen hallinnassa
- Dokumenttien hallinnassa
Melan työntekijät
- nimi, käyttäjätunnus, sähköpostiosoite, työpuhelinnumero, projekteihin käytetty työaika
- melalaisten sähköpostijärjestelmässä
- Puhelinliikenteen hallinnassa
- Projektien hallinnassa
Rekrytointiprosessissa mukana olevat henkilöt
- rekrytointijärjestelmä, palveluntoimittajan rekisteriselosteen mukaiset tiedot
- rekrytoinnissa käytettävä videohaastattelupalvelu, palveluntoimittajan rekisteriselosteen mukaiset tiedot
Melan asiakkaat
- nimi, henkilötunnus
- terveystiedot
Melan hallintoelinten jäsenet
- nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Tietoturvaloukkaukset, tapahtumat, kyselyt
- nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Tapahtumissa mahdollisesti myös ruoka-ainerajoitteet, majoittuminen
Asiarekisteri
- nimi
Whistlerblowing-kanava
- Perustiedot tutkinnan kohteesta nimi ja asema
- Ilmoituksen tiedot, joita ovat kaikki ilmoituksen tekijän antamat tiedot esim. Väitetyn väärinkäytöksen kuvaus ja peruste sekä kaikki muut asian tutkintaan tarvittavat tiedot.
Säännönmukaiset tietolähteet
Melan työntekijätietoja saadaan Henkilöstö-prosessista. Melan asiakkaiden tietoja saadaan Vakuutus-, Eläke-, Tapaturma-, Mela-Sairauspäiväraha-, Tilakäyntien valvonta-, Lomitus-, Taloushallinnon_käyttöoikeudet– ja Asiakkuuden hoitaminen -prosessien mukaisista rekistereistä.
Tietoja saadaan myös työntekijältä, hallintoelinten edustajilta, toimittajan edustajalta tai asiakkaalta itseltään.
Rekrytointijärjestelmään ja tietoturvaloukkauksien keruujärjestelmään kerätään tiedot rekisteröidyltä itseltään.
Asiarekisteriin tallennettavia tietoja saadaan julkiseen hallintotehtävään liittyviltä viranomaisilta.
Whistlerblowing-kanavaan kerätään tiedot ilmoittajalta. Mela voi kerätä tutkinnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja myös muiden kanavien kautta, kuten omista järjestelmistään.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kaikki rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella tai silloin, kun luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA -alueen ulkopuolelle lainsäädännön määräyksiä noudattaen. Suojatoimista on sovittu henkilötietojen käsittelijän kanssa tietosuojaa koskevilla vakiolausekkeilla.
Automaattinen käsittely ja profilointi
Prosessissa ei käytetä automaattista käsittelyä eikä profilointia.
