Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja Melassa
Rekisterinpitäjänä Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela huolehtii asiakkaidensa, yhteistyökumppaneidensa, sidosryhmiensä ja henkilökuntansa henkilötietojen käsittelystä tietosuojaa koskevan lainsäädännön ja Melan sisäisen ohjeistuksen edellyttämällä tavalla. Henkilötietojen käsittelyä on rajattu muun muassa työtehtävien mukaan. Melassa henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtäviin käsittely eri tilanteissa liittyy.
Melassa henkilötietojen käsittely perustuu useimmiten lakiin, mutta myös sopimuksiin tai suostumukseen perustuvaa käsittelyä on. Tietoja voidaan käyttää Melassa kaikkiin etuuksiin. Henkilötietojen käsittelyä koskevista informointiliitteet -osiosta voit tarkistaa käsittelyperusteen ja sen pohjalta omia tietojasi koskevat oikeutesi. Suostumukseen perustuvissa käsittelyissä suostumus pyydetään tietoja kerättäessä ja voit myös peruuttaa Melalle antamasi suostumuksen lähettämällä viestiä Melan asiakaspalveluun (asiakaspalvelu(at)mela.fi) suojatun sähköpostin kautta.
Mela kerää eri käyttötarkoituksia varten vain tarpeellisia tietoja. Melan prosesseissa kerättävistä henkilötietoryhmistä ja käsittelyn käyttötarkoituksista voi lukea tarkemmin tietosuojaselosteet -osiosta. Tietosuojaselosteissa kerrotaan myös tietojen siirrosta kolmansiin maihin, automaattisesta käsittelystä ja profiloinnista. Henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi tehtävistä suojatoimista kerrotaan tekniset ja organisatoriset toimenpiteet -osiossa.
Asiakkaanamme voit tarkistaa omat tietosi Melan asiointipalveluiden tai Lomitusnetin kautta. Voit lähettää tarkistuspyynnön myös sähköpostitse suojatun sähköpostin kautta osoitteeseen tietosuoja(at)mela.fi.
Melan tietosuojavastaavana toimii Hanna-Maria Keskinen
Sähköposti: tietosuoja(at)mela.fi
Puhelin +35829 435 2251
Melan henkilötietojen käsittelystä eri tilanteissa kerrotaan tarkemmin tietosuojailmoituksissa. Mela-turvan eri etuudet perustuvat erilaisiin käyttötarkoituksiin. Käsittelyperusteena oleva lainsäädäntö tuo henkilötiedoille muun muassa erilaisia säilytysaikoja. Mela säilyttää henkilötietoja lainsäädännössä säädetyn ajan. Tämän jälkeen tiedot hävitetään.
Lue tietosuojailmoitukset Lomakkeet-osiosta.
Melassa henkilötietoja kerätään käyttötarkoituksen mukaisiin rekistereihin. Oheisissa tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, käsiteltävät henkilötietoryhmät, tietojen siirrosta kolmansiin maihin, automaattisesta käsittelystä ja profiloinnista.
Asiakkuuden hoitaminen
Eläkeprosessi
Hallintoprosessi
Henkilöstöprosessi
Kiinteistöprosessi
Kuntoutusprosessi
Lomitus
Mela-sairauspäiväraha
Ostoreskontra
Poronhoitajien sijaisapuprosessi
Taloushallinnon käyttöoikeudet
Tapaturmaprosessi
Tilakäyntien valvonta, työterveyshuoltosovellus
Turkistuottajien lomitus
Tutkimusaineistopyynnöt
Työkykypalvelut
Vakuuttamisprosessi
Viestintä
Vuokrareskontra
Välitä viljelijästä -projekti
Melan henkilökuntaa koskee lakisääteinen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus ja he ovat allekirjoittaneet kirjallisen salassapitositoumuksen osana työsopimusta. Melan henkilökuntaa koulutetaan ja ohjeistetaan tietoturva- ja tietosuoja-asioissa.
Melan tiloissa liikutaan kulunvalvonnassa myönnetyillä kulkuoikeuksilla. Manuaalisesti käsiteltävät asiakirja-aineistot säilytetään lukituissa ja kulunvalvonnan avulla suojatuissa tiloissa.
Melan sähköisissä järjestelmissä
- Käyttäjä tunnistetaan henkilökohtaisilla tunnuksilla ennen kuin hän pääsee käyttämään palvelua ja rekisterissä olevia tietoja.
- Käyttäjällä on käyttövaltuudet rekisterin tietoihin, jos käyttäjän työtehtäviin kuuluu rekisterissä olevien tietojen käsittely.
- Tiedot ovat tallennettu Melan tietoverkkoon, jonne on pääsy vain käyttöoikeuden saaneilla henkilöillä.
- Tietojen siirto julkisessa verkossa suojataan salauksella.
- Palvelun ja rekisterin tietojen käytettävyys on varmistettu ja valvottu tietojen, laitteiden ja laitetilojen osalta.
- Pääsy laitetiloihin ja laitteisiin on rajoitettu henkilöihin, joiden työtehtäviin kuuluu laitetiloihin tai laitteisiin liittyvät tehtävät.
- Palvelussa käytettävien ohjelmistojen oikeellisuutta valvotaan.
- Mela käyttää palvelujen suorittamiseksi ulkopuolisia palveluiden tarjoajia. Heitä koskevat samat salassapitosäännökset kuin Melan henkilökuntaa.
Tietojenkäsittelytehtäviä hoitavien palveluyritysten (henkilötietojen vastaanottajien) osalta noudatetaan tietojen suojauksessa edellisten lisäksi seuraavia periaatteita:
- Tietojen käsittely perustuu sopimuksiin ja Melan myöntämiin ja valvomiin käyttöoikeuksiin.
- Melan tietoja sisältävät laitteet ovat palveluyrityksen tai käyttöpalvelutoimittajan ylläpidossa ja suojauksessa.
Henkilötietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella tai silloin, kun luovutuksensaajalla on lakiin perustuva oikeus saada tietoja. Rekisterinpitäjät, yhteisrekisterinpitäjät ja henkilötietojen käsittelijät, joille henkilötietoja luovutetaan, ovat ”vastaanottajia”.
Henkilötietojen vastaanottajina toimivat seuraavat tahot:
Accenture Oy
Adalia Oy
ALD Automotive
Arek Oy
CGI Finland
Corporate Spirit
Deloitte Consulting Oy / Solita Oy
Dreambroker
DXC Finland Oy
Finla Terveyspalvelut Oy
FNS Oy
Geniem Oy
IBM Finland Oy
KK-Verve Oy
Link Mobility Oy
NewSec Asset Management Oy
Optimi Oy
Orodent Oy
ParkkiPate
SD Worx
Suojalaite Oy
Tieto Finland Oy
Tools Finland Oy
Työterveyslaitos
Visma Solutions
Webropol Oy
Muut työeläkelaitokset ja -elimet
Muut vakuutusyhtiöt
Vero
Muut viranomaiset
Lomituksen paikallisyksiköt
Posti
Pankit
Digi- ja väestötietoviraston myöntämä turvakielto ei koske Melaa, eikä Mela saa automaattisesti tietoa Digi- ja väestötietoviraston mahdollisesti sinulle myöntämästä turvakiellosta. Jos sinulla on perusteltu syy epäillä itsesi tai perheesi terveyden tai turvallisuuden tulevan uhatuksi, voit pyytää yhteystietojesi salassapitoa hakemalla Melalta viranomaiskohtaista turvakieltoa. Kirjalliset pyynnöt yhteystietojen salassa pitämiseksi voit toimittaa suojatulla sähköpostilla. Kirjoita vastaanottajakenttään asiakaspalvelu(at)mela.fi. Lisätietoja saat soittamalla asiakaspalveluumme 029 435 2650.
Melan asiakkaita koskevat ja asiakkaisiin liittyvät tiedot ja asiakirjat ovat lain mukaan salassa pidettäviä. Jos tietoja tarvitaan, niitä tulisi ensisijaisesti pyytää aina henkilöltä itseltään. Tietoja Melan maksamista etuuksista voi pyytää myös Tulorekisteristä. Tulorekisterin tietoja käyttävät ne, joilla on siihen lain perusteella oikeus. Tulorekisterin tietoja käyttävät muun muassa Kela, vahinkovakuutusyhtiöt, työttömyyskassat, kunnat ja kuntayhtymät.
Mela luovuttaa salassa pidettäviä tietoja tai asiakirjoja sivullisille vain, jos niitä pyytävä henkilö voi pyyntönsä perusteeksi esittää jonkun seuraavista:
- lain säännös, jonka perusteella Melan on luovutettava pyydetty tieto tai asiakirja
- suostumus, jossa henkilö antaa luvan Melalle luovuttaa häntä koskeva tai häneen liittyvä pyydetty tieto tai asiakirja
- valtakirja, jonka mukaan valtuutetulla on oikeus saada valtakirjan antajaa koskeva tai häneen liittyvä pyydetty tieto tai asiakirja.
Mela harkitsee ja päättää esitetyn tietopyynnön perusteella, onko tilanne sellainen, että Melan on luovutettava pyydetty tieto tai asiakirja.
Edellä mainittujen perusteiden lisäksi tietopyynnön pitää sisältää seuraavat tiedot:
- pyynnön esittävä henkilö ja taho, jota hän edustaa sekä hänen yhteystietonsa
- pyynnön kohteena olevan henkilön nimi ja tunnistetiedot
- mitä tietoa tai asiakirjaa pyyntö koskee
- pyydetyn tiedon tai asiakirjan käyttötarkoitus
- miksi tietoa tai asiakirjaa pyydetään Melasta eikä henkilöltä itseltään
- perustelut sille, että tilanne vastaa sitä, mitä lain säännöksessä tai henkilön antamassa suostumuksessa tai valtakirjassa tarkoitetaan
- kenelle, mihin ja miten pyydetty tieto tai asiakirja toimitetaan.
Jos Mela kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa tai asiakirjaa, tietoa pyytäneellä on halutessaan oikeus saada siitä valituskelpoinen päätös.
Kirjalliset pyynnöt voi toimittaa suojatulla sähköpostilla. Kirjoita vastaanottajakenttään asiakaspalvelu(at)mela.fi. Lisätietoja saat soittamalla asiakaspalveluumme 029 435 2650.
Sinulla on oikeus tarkistaa omat Melan rekistereihin tallennetut henkilötietosi. Melan asiakkaana voit tarkistaa ja tulostaa rekisteri- ja henkilötietosi Melan asiointipalveluiden kautta.
Voit myös pyytää itsellesi Melan rekistereissä olevat omat asiakirjasi ja henkilötietosi sähköisesti lähettämällä henkilötietojen tarkistuspyynnön suojatun sähköpostin kautta osoitteeseen tietosuoja (at) mela.fi. Vastaamme sinulle kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta. Voit myös sopia henkilökohtaisesta käynnistä ja tulla katsomaan tietojasi Melaan.
Sinulla on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.
Korjaamispyynnön voit lähettää sähköpostitse tai kirjeitse tietosuojaselosteissa vastuuhenkilöksi nimetylle henkilölle tai tietosuojavastaavalle. Mela vastaa korjaamispyyntöön kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.
EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla voi olla oikeus myös tietojen poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen sekä tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen.
Voit tarkistaa oikeutesi tietosuojailmoituksista: Henkilötietojen käsittely.
Mela ei luovuta henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
Melan asiakkaana voit sallia tai kieltää asiointipalveluissa sähköpostiosoitteesi käytön muuhun kuin etuusasian käsittelyyn. Jos sallit käytön muissa etuusasioissa, Mela ei luovuta tietojasi Melan ulkopuolelle.
Jos huomaat, että henkilötietojasi puuttuu, on hävinnyt, on muuttunut tai niihin pääsee käsiksi taho, jolla ei ole niihin oikeutta, tee tietoturvaloukkaus -ilmoitus. Voit ilmoittaa myös epäilysi tietoturvaloukkauksesta, me tutkimme asian.
Tietosuojavaltuutetun sivuilta löydät lisää tietoa tietosuoja-asetuksesta.
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos epäilet, että sinun asetukseen perustuvia oikeuksiasi on loukattu.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Maatalousyrittäjien eläkelaitoksen asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.
Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan
• mitä asiakirjatietoa Melassa on
• millaisia tietokokonaisuuksia niistä muodostuu
• millä tietojärjestelmillä niitä käytetään
• mitä asiakirjoihin liittyviä oikeuksia sinulla on
• miten voit tehdä tietopyynnön Melaan
• mistä saat tarvittaessa lisätietoa tai mihin voit ottaa yhteyttä.
