Personalprocessen
Registeransvarig
Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA
PB 16
02101 ESBO
Tfn 029 435 11
Kontaktperson i ärenden som rör processen
Juhana Toivonen
LPA
Norrskensparken 2 C
02100 ESBO
Tfn 029 435 2360
Processens namn
Personalprocessen
Användningssyfte och grund för behandling av personuppgifter
Behandling av personuppgifter i anslutning till din anställning, ett förtroendeuppdrag eller betalning av arvoden och reseersättningar kan basera sig på LPA:s lagstadgade skyldigheter som arbetsgivare, ett avtal eller ditt samtycke. Om behandlingen av personuppgifter baserar sig på samtycke kan du senare återkalla det. Behandlingen av personuppgifter i anslutning till dina arbetsuppgifter kan basera sig på att LPA i egenskap av arbetsgivare har ett berättigat intresse.
I personalprocessen används personuppgifterna i anslutning till anställningsfrågor och för skötseln av ärenden till följd av ditt anställningsförhållande eller till följd av att du hör till LPA:s förtroendeorgan.
I personalprocessen ingår ett flertal olika system. I systemen administreras inte personer utanför LPA, med undantag av mottagare av arvoden och reseersättningar utanför löneprogrammet.
Informationsinnehåll
Grupper av registrerade
- Anställda vid LPA
- De LPA-anställdas närmaste anhöriga och barn under 10 år
- personer som är medlemmar i LPA:s förtroendeorgan
- utomstående mottagare av arvoden eller reseersättningar
Uppgifterna som registreras fördelar sig på följande personuppgiftskategorier
- personuppgifter (namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress)
- uppgifter om utbildningsnivå
- uppgifter om anställningsförhållandet, inbegripet dokument så som arbetsavtalet med bilagor samt befattningsbeskrivning
- uppgifter om sjukfrånvaro (utan diagnos)
- organisationsuppgifter, befogenheter att ge avgöranden
- uppgifter om lön och naturaförmåner
- uppgifter om löneutbetalningar (kontonummer)
- uppgifter om semester och frånvaro (inkl.sjukfrånvaro), uppgifter om arbetstid: tidpunkterna då du kommer och lämnar arbetet samt timantal
- samtalsblanketter, bl.a. utvecklings- och målsamtal, samtal enligt modellen för tidigt stöd, lönesamtal
- uppgifter om resor, dagtraktamenten
- sifferstatistik över produktionsenheternas avgöranden (uppgifter per tjänsteman)
- uppgifter om registrering av arbetsprestationer
- uppgift om fackföreningsavgift
- uppgift om utsökning
Personuppgifter om den registrerade
- namn
- personbeteckning
- användarnamn
- initialer
- kön
- adress
- telefonnummer
- e-post
- kontonummer
- arbetstid
- arbetsprestation
- fotografi
- uppgift om fackföreningsavgift
- uppgift om utsökning
Regelmässiga uppgiftskällor
Uppgifter om nya tjänstemän, personer som är medlemmar i förtroendeorgan samt om utomstående mottagare av arvoden och reseersättningar förs in på basis av de uppgifter som personen lämnat, och tjänstemännen kan själva uppdatera vissa uppgifter (kontaktuppgifter, e-post, telefonnummer, närmast anhörig, barn under 10 år, kontonummer) i systemen. Mellan systemen överförs nya och förändrade personuppgifter som filöverföring med ändamålsenliga intervaller för att möjliggöra löne-, personal- och förvaltningsprocesserna.
Regelmässigt utlämnande av uppgifter
Alla uppgifter i registret är sekretessbelagda. Uppgifter lämnas ut bara med den registrerades samtycke eller om mottagaren enligt lag har rätt att få uppgifterna.
Regelmässiga utlämnanden till bankernas betalningstjänst via LPA:s betalningsöverföring och till inkomstregistret, samt vid behov till olycksfallsförsäkringsbolag och FPA. Dessutom utlämnande av lagstadgade statistikuppgifter till arbetsgivar- och arbetstagarförbunden.
Personer som står i anställningsförhållande till LPA och personer som avgått anmäls till Pensionsskyddscentralen, som samlar in namn på personer som läst uppgifter om anställda i arbetspensionsbranschen och ber ifrågavarande anstalt lämna en utredning om huruvida läsningen av uppgifterna varit behörig.
Personliga telefonnummer och namn överförs med hjälp av en csv-fil till kriskommunikationssystemet Hopealuoti, som används för att informera anställda i krissituationer.
När personalundersökningar genomförs överförs namn och adress till aktören som producerar förfrågningen. Aktören sammanställer resultaten så att resultaten inte kan spåras till enskilda personer.
Arbetstagarnas kontaktuppgifter, yrkesbefattning, team, enhet, personbeteckning, datum då anställningsförhållandet inleds och avslutas överlåts månatligen till företagshälsovården.
För kontroll av kreditupplysningarna överlåts personens namn och personbeteckning.
Från registret lämnas också ut personuppgifter till LPA:s andra processer: Förvaltningsprocessen, Fastighetsprocessen och processen Användarrättigheter inom ekonomiförvaltningen.
För alla utlämnanden har det specificerats begränsade rättigheter att få uppgifter inom LPA på person-, team- eller enhetsnivå.
Översändande av uppgifter till stater utanför EU eller EES
Uppgifter översänds inte.
Automatisk behandling och profilering
I processen används inte automatisk behandling eller profilering.
Den dataskyddsanvariges kontaktuppgifter
Skicka skyddad e-post. Du kan också ringa LPA:s växel 029 435 11 eller dataskyddsansvarig Hanna-Maria Keskinen 029 435 2251 Norrskensparken 2 C, 02100 Esbo.
